Değişen ekonominin iki önemli unsuru, müşteri isteklerine yanıt verebilme ve mümkün olan en düşük fiyatı verirken bile karlı olabilme, konusunda Bürosit Microsoft Dynamics NAV’a güveniyor.

Ürün gamını sürekli geliştiren, müşterilerinden gelen farklı isteklere her zaman olumlu yanıt vermek isteyen Bürosit, bilgi teknolojileri altyapısını değiştirme kararı aldığında Microsoft Dynamics NAV’ı yakından inceledi. Oluşturdukları uzun vadeli stratejiye esnek altyapısı, değişen iş süreçlerine kolay uyumu ve kullanıcı dostu ekranları ile birebir uyan Microsoft Dynamics NAV, ihalelere daha hızlı ve istenen fiyat politikası ile teklif verme, değişen müşteri isteklerine hızlı uyum sağlama, maliyetleri detaylı takip etme ve etkin fason takibi yapma da büyük avantajlar sağladı.

 

Ticari Durum

Önemli bir otomotiv yan sanayisi olan ERMETAL Otomotiv A.Ş. bünyesinde başlatılan ergonomik ofis koltukları ile ilgili ar-ge çalışmaları, 1986 yılında Ermetal Grubu’na bağlı BÜROSİT markasının ortaya çıkmasını sağladı. Pazarda yavaş yavaş yerini almaya başlayan Bürosit, 1994 yılında test laboratuarını kurdu ve pazarda önemli bir yeri olan GS sertifikasını aldı. Bu kuruluş aşamasından sonra hızla büyüyen ve güçlenen BÜROSİT, 1995’te 10.000 m2’lik bir alana kurulmuş olan yeni binasına taşındı. 1997’de ise, gelişimin ve gücün somut sonuçlarını elde etmeye başladı. Auditorium, sinema koltukları ve yurt dışı için casino koltuğu, bar taburesi alanlarında global oyuncu olmak üzere yatırım yapan Bürosit, metal masa ayakları, çeşitli metal komponenti, plastik ve sac kalıpları üretimi yanında, nikel-krom kaplama tesisi de kurarak üretim alanını sürekli genişletti. 2005’te robot sistemiyle tam otomatik çalışır hale getirilen tesislerde, Avrupa Birliği normlarına uygun olarak arıtma tesisi yatırımı yapıldı ve çevreye zarar vermeden çalışılması sağlandı.

Bürosit istikrarlı bir şekilde büyümesine devam ederken, yaklaşık 4000 aktif malzeme ve mamul kodu ile, 390’dan fazla tedarikçi ve 100 bayi ile ticari ilişki içine girildi. Ayda 12,000 adet koltuk üretimini yönetmek için günde ortalama 100 iş emri açılmaya başlandı. Üretimin %50’si ihraç edilmeye başlandı. Büyüyen sistem sonucunda ürün kodlarını ve stoklarını takip etmekte yaşanan sıkıntılar, ticari ilişkilerin kontrol ve yönetilmesini sağlamakta karşılaşılan güçlükler ve gelişen teknolojiye uyum sağlamada ortaya çıkan engeller nedeniyle bilgi teknolojileri alt yapısının yenilenmesine karar verildi

 

 

Çözüm

2006 yılında bilgi teknoloji altyapısını yenileme çalışmaları başlatıldı. Mevcut sistemleri Ermetal Grubunun ağırlıklı olarak faaliyet gösterdiği otomotiv sektörüne çok uygun olmasına rağmen, Bürosit gibi müşterilerinin ihtiyaçlarına göre konfigüre edilebilen ve sipariş bazlı üretim yapılan bir sistem için çok kullanışlı değildi. Ayrıca gelişen teknoloji ile artan entegrasyon ihtiyacını karşılamada bazı zorluklar yaşanıyordu. Ürün hakkında destek almakta da zorlanmaya başlanınca arayış hızlandı. Ermetal Grubu Bilgi İşlem Müdürü Sn.Erkan Yaman 2006 yılında Microsoft tarafından düzenlenen bir toplantıda Microsoft Dynamics NAV ile tanıştığını belirterek “Toplantı sırasında ürünü çok beğendik. Özellikle siparişe dayalı üretim modülü hoşumuza gitti. Üst yönetim ile görüşerek, yeni sistem kurulumunu hızlandırma kararı aldık” diyor.

 

Yeni sistem seçimi yapılırken Bürosit kendi için en önemli kriterler olarak:.

 

belirledi. Bu kriterlere göre ürün seçimini yapan Bürosit alternatifler içinde Microsoft Dynamics NAV’ın kendileri için en uygun çözüm olduğuna karar vererek projeyi başlattı.Proje ile birlikte Bürosit’te satış, pazarlama, satınalma, üretim, muhasebe, teknik servis ve siparişe dayalı üretim süreçleri; Bürosit tarafından üretilen ürünlerin pazarlamasını yapan Mobsit firmasında muhasebe, satış, pazarlama; gruba kalıp, aparat ve fikstür üreten Mobmetal firmasında ise satış, satınalma, üretim, muhasebe ve proje modülü kurulumları tamamlandı.

 

Faydalar

Hızlı ve Güvenilir Fiyat Teklifi

Artan rekabet sonrasında müşteriler çoğu zaman en düşük fiyatla her türlü taleplerini karşılayan tedarikçi bulma konusunda zorlanmıyorlar. Bürosit’te müşterilerin her türlü talebini göze alarak, en doğru maliyet tahmini yapıp, karlı kalmayı sürdürerek en düşük fiyat verme konusunda Microsoft Dynamics NAV’ın tüm yeteneklerini kullanıyor. Örneğin bazı müşteriler hem nakliye giderinin daha az olması hem de gümrük yasalarında sağlanan bazı avantajlar nedeniyle, koltukları demonte isteyebiliyor. Bu durumda demonte ürün ağacı yapısı ve yeni fiyat hesaplaması eskiden Excel dosyalarında yarım gün süren bir işlemken, artık tek tuş ile bu maliyetler alınıp, fiyat teklifi verilebiliyor. Sn.Yaman “Özellikle kamu ihalelerinde ve acil ihtiyaçlarda hızlı teklif hazırlamak ve telefonla konuşurken bile teklif verebilmek büyük avantaj.” diyor. Ayrıca Sn.Yaman “Kısa ve orta vadede kur ve işçilik maliyet tahminlerine göre tüm ürünlerin maliyetlerini rapor olarak alabiliyoruz. Eskiden 4-5 saat süren işlemler şimdi en fazla 15 dakika sürüyor” diyerek tüm ürünlere farklı bakış açılarından maliyet simülasyonlarının yapılabildiğini belirtiyor.

 

Doğru Maliyetlendirme, Gerçek Karlılık

Konfigürasyon yönetiminden sonra en önemli ihtiyaç olarak, anlık fiili maliyet bilgilerine istenildiği anda ulaşabilmek öne çıkmaktaydı. Sn.Yaman ihtiyacı şöyle özetliyor: “Proje bazlı teklif verebilmek bizim için çok önemli. Müşterilerimiz standart koltuğumuz üzerine, krom kaplı kolçak isteyebilir. Bu durumda önce üretim açısından olabilirliğini inceleyip, sonra da maliyetini hesaplayıp, fiyat teklifimizi hazırlamamız gerekiyor”. Eskiden bu maliyet hesaplamalarını Excel dosyalarında hesaplamaya çalışırken, artık anlık maliyetler sistemde bulunduğu için, bir siparişin maliyeti daha sisteme girilirken görülebiliyor. İstenirse maliyet hesaplamalarında kapanmış son ayın ortalamaları, en son yapılan satınalmanın güncel fiyatları, tahmin edilen EUR ya da USD kurları, gerçekleşen son fiili işçilik maliyeti ya da ileriye yönelik verilen bir tahmin ile, maliyetler farklı açılardan incelenebiliyor. Hatta karlılık konusunda çok endişe oluşursa, nakliye türü, kromoaj işçilik maliyeti, kanape işçilik maliyeti, kargo tipi, nakliye edilecek yer bilgileri girilerek daha detaylı maliyet simülasyonu yapılabiliyor. Simülasyon sonrası yarı mamul, işçilik, nakliye, fason maliyetleri ayrı renklerle ekrana getirilerek, pazarlık aşamasında alternatif teklifler ile hem müşteri hem Bürosit için en uygun anlaşmanın yapılması destekleniyor.

 

Kolay kullanım

Ekranların alışık olunan Microsoft uygulama ekranlarına ve mantığına uygun olması, kullanıcıların programa hızlı uyumunu sağlıyor. Eğitim ve uyum sürecini çok kısaltan bu özellik sayesinde, firma içi görev değişiklikleri sonrası eğitim ihtiyaçları minimuma iniyor. “Ayrıca ekranların kullanıcılar tarafından Excel sayfaları gibi kolaylıkla düzenlenebilmesi sonucu çoğu zaman raporlamaya bile ihtiyaç duyulmuyor. Kullanıcılarımız aynı anda ekrandan istenen sorguyu alabiliyorlar. Bu da bizim üzerimize düşen rapor yükünü ortadan kaldırdı” diyor Sn.Yaman.

 

Değişen İş Modelleri ve Organizasyon Yapılarına Kolay ve Hızlı Uyum

Bürosit genelde bayiler aracılığı ile son kullanıcıya ulaşıyor. Bayiler de artan rekabet nedeniyle müşterilerinden farklı talepler alıyorlar ve bu taleplerin karşılanabilmesi için Bürosit ile ortak çalışıyorlar. Örneğin Güney Afrika’da faaliyet gösteren bayi müşterilerine kumaş seçimi yaptırabilmek ve sonrasında yerel üreticiler kadar hızlı teslimat yapabilmek için, Bürosit’ten kumaş kaplamasız ürün satın alıp, kendisi istenen kumaş ile kaplama yapmaya karar vermiş. Böyle bir iş modeline ürün ağaçlarını, fiyatlama ve sipariş sistemini geçirmek çok kolay olmuş. Sonrasında bu yapı diğer bayilere de önerilmiş ve bayilere rekabetçi bir avantaj sunulmuş.

Bürosit şu anda satış ve pazarlama organizasyonunda değişikliklere gitmek üzere. Eskiden pazarlama ve satışa hiç karışmayan Bürosit’in satış ve pazarlama faaliyetlerinde bulunması planlanıyor. Sn.Yaman “Organizasyon yapısı ve iş süreçleri nasıl değişirse değişsin, Microsoft Dynamics NAV üzerinde bu değişiklikleri yapabileceğimizi biliyoruz. Eskiden üst yönetim, sistem açısından uygunluk hakkında bizden yorum beklerdi. Artık üst yönetim de bizden yorum almıyor. Çünkü herkes Microsoft Dynamics NAV’ın istediğimiz gibi çalışabileceğini biliyor” diyerek bu değişikliklere hızlı uyum sağlayacaklarından emin olduklarını belirtiyor.

 

İç Süreçlerinde Verimlilik

Microsoft Dynamics NAV sonrasında Bürosit’in kendi iç süreçlerinde de verimlilik sağlandı. Muhasebe prosedürleri azaldı. Detay bilgiler olabildiğince lojistik modüllerinde tutularak, muhasebe hesap sayısı ve süreçleri kısaltıldı.

Bunun yanı sıra ithalat ve ihracat süreçleri Microsoft Dynamics NAV üzerine alınarak, buralarda oluşan maliyetler doğru ürünlere yansıtıldı ve muhasebe departmanının çok vaktini alan bu işlemler otomatik hale getirildi.

Ayrıca madde, müşteri, tedarikçi ve muhasebe kayıtlarında tüm veri ve işlemlerin boyut mantığı ile sorgulanabilir olması, departmanların farklı ihtiyaçlar ortaya çıktığında raporlama için harcadıkları zamanı tasarruf etmelerini sağladı.

 

Fason Takibi

Bürosit’in özellikle metal ayak kaplamalarında yoğunlukla kullandığı fason tedarikçiler ile malzeme ve işçilik takibi yapması çok kolaylaştı. Eskiden fason faturaların ilgili ürünlere dağıtılması zor ve hataya çok açık olmasına rağmen Microsoft Dynamics NAV ile, fasona gönderilen ürünler, orada yapılan işçilikler, kesilen faturanın ilgili ürünlere dağıtılması ve son maliyet içinde izlenmesi mümkün hale geldi.

 

Dış Sistemlerle Kolay Entegrasyon

Teknolojinin gelişmesi ile birlikte firmalar, müşterileri, tedarikçileri ve destek hizmeti veren servis sağlayıcıları ile entegrasyon artmakta. Microsoft Dyanmics NAV ile birlikte, firma içinde kullanılmakta olan; koltukların izlenebilirliğini ve garanti süreçlerini takip eden barkod sistemi ile kolaylıkla entegrasyon sağlandı. Barkod sistemi ile tüm iş emirlerinin malzeme hareketleri ve garanti kayıtları tek bir barkod okuması ile gerçekleşebilmekte.

Aynı şekilde bankalardan tedarikçilere yapılan ödemelerde otomatik olarak Microsoft Dynamics NAV’a aktarılarak ilgili tedarikçi hesapları güncellenmekte. Bu tür otomasyonlar ile muhasebe departmanının yükü hafifletilerek, fazla mesai saatlerinde fark edilebilir düşüşler sağlandı.

 

Müşteri Profili

Ticari Durum

1986 yılında kurulan Bürosit , istikrarlı bir şekilde büyümesine devam ederek, günümüzde yaklaşık 4000 aktif malzeme ve mamul kodu ile, 390’dan fazla tedarikçi ve 100 bayi ile ticari ilişki içine girildi. Ayda 12,000 adet koltuk üretimini yönetmek için günde ortalama 100 iş emri açılmaya başlandı. Üretimin %50’si ihraç edilmeye başlandı.

 

Çözüm

Yeni sistem seçimi yapılırken önemli kriterler olarak:

 

Yararlar